Guarda de Documentos – Tabela Prática

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS

PRAZO MÍNIMO DE GUARDA

Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe    06 anos (ver nota 2)

DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL)    05 anos (ver nota 3)

Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP    06 anos

DIRF    05 anos

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)    20 anos

Extratos Bancários    06 anos

Folha de Pagamento    35 anos

Folha de Ponto    05 anos

Formulário CAGED    10 anos

GFIP (FGTS - RE / GR)    35 anos

GPS    05 anos (ver nota 3)

GR Contribuição Sindical / Assistencial    05 anos

Holerites / Recibos de Pagamentos    05 anos

Laudo PPRA    20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho    Permanente

Livro Diário    06 anos (ver nota 2)

Livro Razão    06 anos (ver nota 2)

Livros de Entradas e Saídas    05 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livro Registro de Inventário    06 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livros: Apuração do ISS e ICMS    05 anos após o último lançamento

Livros de Atas de Assembléia    Permanente

Notas Fiscais e Cupons Fiscais    05 anos (veja nota 1)

Orçamentos / Contratos de Obras    Até o final da garantia

Processos Trabalhistas    Permanente

Prontuários de Funcionários    Permanente

RAIS    Indeterminado

Recibo de Vale Refeição    06 anos

Recibo de Vale Transporte    06 anos


Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.


Equipe Portal Tributário